أهم الوثائق المطلوبة لقبول الابتعاث بدون أخطاء – دليل المتقدمين لبرنامج خادم الحرمين الشريفين

أكبر سبب يخلّي طلب الابتعاث يتأخر أو ينرفض مو المعدل، بل الورق. وزارة التعليم واضحة جدًا بخصوص المستندات المطلوبة، ونظام سفير ما يرحم طلب ناقص أو غير مطابق. هنا بنعطيك القائمة الرسمية للوثائق المطلوبة، وكيف ترفعها بشكل صحيح عشان ما يوقف طلبك. المعلومات المذكورة هنا مأخوذة من وزارة التعليم السعودية وصفحة برنامج خادم الحرمين الشريفين للابتعاث، ومتطلبات الرفع في منصة سفير. (المصدر: وزارة التعليم – خدمات الابتعاث، منصة سفير، برنامج خادم الحرمين الشريفين) 

الوثيقة الأولى: جواز السفر  
لازم ترفق صورة جواز سفر ساري المفعول. هذا مطلوب صراحة في قائمة الوثائق من وزارة التعليم. (المصدر: وزارة التعليم)  
نقطة مهمة: إذا كان الجواز بينتهي قريب، جدده قبل التقديم. إذا بيانات اسمك في الجواز تختلف عن بياناتك في القبول أو في الشهادة، هذا ممكن يسبب تأخير في قرار الابتعاث وحتى في التأشيرة لاحقًا – الوزارة تشترط تطابق البيانات عند إصدار قرار الابتعاث. (استنتاج مبني على متطلبات رفع نفس الاسم عبر سفير)

الوثيقة الثانية: العنوان الوطني  
العنوان الوطني المسجل مطلوب ضمن المستندات عند رفع الطلب وكذلك عند إصدار قرار الابتعاث. (المصدر: وزارة التعليم)  
نصيحة: لا تحط عنوان مؤقت أو عنوان أحد الأقارب؛ لازم يكون عنوانك الوطني الرسمي لأن المراسلات الرسمية والبيانات في قرار الابتعاث تُبنى عليه.  

الوثيقة الثالثة: المؤهل السابق (الشهادة الأكاديمية)  
يجب رفع صورة شهادة آخر مؤهل حصلت عليه (ثانوي لو بتقدم بكالوريوس، بكالوريوس لو بتقدم ماجستير، ماجستير لو بتقدم دكتوراه). هذا نص رسمي. (المصدر: وزارة التعليم)  
مهم جدًا: إذا شهادتك من خارج السعودية، لازم ترفق معها قرار المعادلة (معادلة الشهادة). بدون المعادلة، الطلب غير مكتمل. (المصدر: وزارة التعليم)   

الوثيقة الرابعة: السجل الأكاديمي (كشف الدرجات)  
مطلوب ترفق صورة من السجل الأكاديمي الرسمي اللي فيه الدرجات. (المصدر: وزارة التعليم) 
لو درست برا، حاول ترفعه بنسخته المعتمدة أو المصدقة. لو السجل بلغتك غير العربية وغير الإنجليزية، سو ترجمة معتمدة قبل الرفع عشان ما يرفضونه بسبب عدم الوضوح. هذا مهم لأنه منصة سفير تشترط وضوح ومطابقة المعلومات، وتستبعد الطلبات غير المطابقة. (المصدر: وزارة التعليم) 

الوثيقة الخامسة: القبول الجامعي الرسمي  
لازم ترفع خطاب القبول الرسمي من الجامعة اللي ناوي تدرس فيها. هذا القبول لازم يكون:  
- قبول نهائي غير مشروط.  
- صادر من مكتب القبول والتسجيل في الجامعة نفسها.  
- موضح فيه التخصص بوضوح، الدرجة (بكالوريوس، ماجستير، دكتوراه)، وتاريخ بدء الدراسة، واسم الجامعة.  
هذا النص مذكور صراحة في متطلبات الابتعاث من وزارة التعليم. (المصدر: وزارة التعليم)
ملاحظة رسمية: الوزارة تقبل القبول المشروط فقط في حالة وحدة محددة ذكرتها لبرامج معينة وهي إذا كانت الدولة غير ناطقة بالإنجليزية وكان الشرط هو دراسة لغة الدولة أول، خصوصًا في بعض المسارات مثل "إمداد". (المصدر: وزارة التعليم) 
يعني لا ترفق قبول عام/مسودة بريد من الجامعة. لازم يكون قبول رسمي بصيغة معترف بها.  

الوثيقة السادسة: خطاب التسجيل أو التأشيرة (إذا بدأت الدراسة)  
لو أنت أصلاً بدأت في الجامعة في بلد الابتعاث، أو خلصت إجراءات فيزا طالب، الوزارة تطلب منك:  
- خطاب التسجيل الرسمي من الجامعة.  
- التأشيرة الدراسية، إذا صدرت.  
هذا مذكور كخيار ضمن المتطلبات في حالة البدء في الدراسة. (المصدر: وزارة التعليم) 
إذا لسه ما سافرت ولسه ما طلع لك فيزا، ما يعتبر نقص. هذا يكتمل بعد الترشيح النهائي وإصدار قرار الابتعاث. (المصدر: وزارة التعليم)

الوثيقة السابعة: بيانات المرافقين (إذا كنت رايح مع عائلة)  
إذا كنت متزوج أو عندك مرافقين، لازم ترفع:  
- صور جوازات سفر المرافقين (كلهم لازم يكون عندهم جواز ساري).  
- صورة سجل الأسرة.  
هذا مذكور نصًا في متطلبات الوزارة. (المصدر: وزارة التعليم) 
مهم: إذا بتاخذ معك مرافق، لازم يكون واضح في الطلب، لأن لكل مرافق مخصصات وبدلات حسب أنظمة الابتعاث، والوزارة تطلب إثبات العلاقة (مثل سجل الأسرة). (المصدر: وزارة التعليم) 

نقطة حساسة: تطابق المعلومات  
وزارة التعليم تذكر بوضوح إن الطلب يُستبعد إذا كانت المعلومات المدخلة ما تطابق الوثائق الرسمية أو إذا الوثائق غير مكتملة. (المصدر: وزارة التعليم) 
يعني مثلًا:  
- لا تدخل معدل مختلف عن اللي موجود في كشف الدرجات.  
- لا تغيّر اسم تخصصك في الطلب عشان "يطلع أحسن".  
- لا ترفع صورة غير واضحة أو مقصوصة من طرفها. 

-  نظام سفير يتعامل مع الطلب كنموذج رسمي، مو كاستفسار.  

أخطاء شائعة ترفض بسببها طلبات الابتعاث:  
- رفع قبول “مؤقت” أو “مشروط” ما ينطبق على شروط المسار. الوزارة توضح أن المطلوب قبول نهائي غير مشروط. (المصدر: وزارة التعليم) 
- رفع شهادة بدون السجل الأكاديمي. لازم الاثنين: وثيقة التخرج + كشف الدرجات. (المصدر: وزارة التعليم) 
- رفع جواز منتهي أو شبه منتهي.  
- إدخال عنوان غير مطابق للعنوان الوطني المسجل.  
- محاولة التقديم بدون ما الجامعة تكون ضمن قائمة الجامعات المسموح فيها للمسار (كل مسار له قائمة جامعات معتمدة ومحددة، والقبول خارج هذه القائمة ما يمشي). (المصدر: وزارة التعليم) 

كيف ترفع كل شيء بالطريقة الصح في سفير:  
1. تجمع كل الوثائق بصيغة PDF واضحة. منصة سفير تطلب رفع الملفات إلكترونيًا عبر الاستمارة، ما يمشي إرسال بالإيميل. (المصدر: وزارة التعليم) 
2. تعبّي نموذج الطلب في سفير بنفس بياناتك الرسمية الموجودة في الجواز والشهادة. (المصدر: وزارة التعليم)  
3. ترفق القبول، الشهادة، السجل الأكاديمي، الجواز، العنوان الوطني، وأوراق المرافقين (إن وُجدوا). (المصدر: وزارة التعليم)  
4. تتابع حالة الطلب من داخل سفير، لأن التواصل يتم عبر البوابة الإلكترونية وليس عبر الإيميل. الوزارة تؤكد أنه لا يمكن إرسال الطلب بالإيميل، فقط من خلال سفير. (المصدر: 

وزارة التعليم)  

تجهيز ملف الابتعاث مو موضوع “رفع أي شيء وخلاص”، هو موضوع دقة. كل مستند لازم يكون رسمي، واضح، مطابق، وساري المفعول. إذا أوراقك مرتبة من البداية، قرار الابتعاث يمشي أسرع كثير، خصوصًا بعد الترشيح. لو كنت ناوي تقدم، ابدأ من الآن: جهّز جواز ساري، قبول نهائي واضح، شهادتك وسجلك الأكاديمي، عنوانك الوطني، ووثائق المرافقين لو معك أحد. كل ثانية تجهز فيها الآن تختصر عليك أسابيع تأخير 

بعدين.  

المصادر:  
- وزارة التعليم السعودية – خدمات الابتعاث (متطلبات التقديم والوثائق المطلوبة، قرار الابتعاث، مخصصات المرافق). 
- برنامج خادم الحرمين الشريفين للابتعاث – صفحة التقديم ورفع الوثائق عبر منصة سفير
- شروط القبول العامة لكل مسار والالتزام بجامعات محددة مع قبول نهائي غير مشروط.